Word y Excel para oposiciones: lo que debes saber para el examen

Si hay dos herramientas que aparecen en casi todos los exámenes de ofimática de las oposiciones de administración pública, esas son Microsoft Word y Microsoft Excel. Tanto en la parte teórica del test como en las pruebas prácticas, dominar estas dos aplicaciones puede marcar la diferencia entre aprobar y quedarte fuera. Esta guía recoge los contenidos más preguntados de ambas, los atajos de teclado que debes memorizar y los consejos para afrontar la prueba de ofimática con garantías.

Tipos de prueba de ofimática en oposiciones

Antes de entrar en materia, es importante entender qué tipo de prueba de ofimática puede esperar según la convocatoria:

Prueba teórica (preguntas en el test general)

Dentro del test de 60-100 preguntas, se incluyen entre 10 y 20 preguntas sobre informática y ofimática. Son preguntas de opción múltiple sobre:

• Qué hace una función específica de Word o Excel.
• Cuál es el atajo de teclado para determinada acción.
• Qué extensión tiene un determinado tipo de archivo.
• Qué es una tabla dinámica, qué es la combinación de correspondencia, etc.

Para este tipo de prueba basta con conocer bien la teoría y practicar con test de exámenes anteriores.

Prueba práctica (ejercicio en ordenador)

El opositor se sienta ante un ordenador y debe realizar ejercicios concretos en un tiempo limitado:

• Crear y formatear un documento de Word según unas instrucciones.
• Rellenar una hoja de Excel con fórmulas y gráficos.
• Realizar una combinación de correspondencia.
• Transcribir un texto y aplicar estilos.

Para esta prueba la práctica real es imprescindible. No puedes preparar una prueba práctica solo con teoría.

Prueba mixta

Algunas convocatorias incluyen ambas modalidades: un bloque teórico en el test y un ejercicio práctico independiente. En estos casos, debes preparar las dos vertientes.

Microsoft Word: lo que más preguntan

1. Los estilos de formato

Los estilos son plantillas de formato predefinidas que se aplican al texto con un clic. Son fundamentales porque permiten:

• Dar formato consistente a todo el documento.
• Generar un índice o tabla de contenidos automáticamente.
• Cambiar el aspecto de todo el documento modificando solo el estilo.

Los estilos más importantes que debes conocer:

• Normal: Texto corriente del cuerpo del documento.
• Título 1, Título 2, Título 3: Jerarquía de encabezados. El Título 1 es el de mayor rango.
• Énfasis, Énfasis intenso: Para resaltar texto en cursiva.
• Cita destacada: Para citas.

Lo que pregunta el examen: ¿Qué estilo se aplica al texto de los capítulos principales? (Título 1) ¿Para qué sirven los estilos? ¿Cómo se genera un índice automático?

2. La Tabla de Contenido (Índice automático)

Word puede generar un índice automáticamente a partir de los títulos formateados con estilos. Los pasos son:

1. Aplicar estilos de Título 1, Título 2, etc. a los encabezados del documento.
2. Colocar el cursor donde se quiere insertar el índice.
3. Ir a Referencias > Tabla de contenido y seleccionar el formato.

El índice se puede actualizar automáticamente cuando cambia el contenido del documento.

Lo que pregunta el examen: ¿Qué debe hacerse antes de insertar una tabla de contenido automática? (Aplicar estilos de título) ¿Dónde se encuentra la opción para insertar una tabla de contenido?

3. Encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de página son áreas que aparecen en la parte superior e inferior de cada página del documento. Se usan para incluir:

• Nombre del documento o capítulo.
• Número de página.
• Fecha.
• Logo de la empresa.

Características importantes:

• Se accede desde Insertar > Encabezado / Pie de página.
• Al activarlos, el documento queda en "modo encabezado/pie" donde el resto del texto aparece atenuado.
• Se puede tener un encabezado diferente en la primera página (opción "primera página diferente").
• Se puede tener encabezados distintos en páginas pares e impares.
• La numeración de páginas se inserta desde Insertar > Número de página o dentro del propio encabezado/pie.

Lo que pregunta el examen: ¿Desde dónde se insertan los encabezados? ¿Cómo se configura para que la primera página no tenga encabezado?

4. Tablas en Word

Las tablas permiten organizar información en filas y columnas. Operaciones básicas:

• Insertar tabla: Insertar > Tabla. Se puede especificar el número de filas y columnas.
• Agregar fila: Colocar el cursor en la última celda y pulsar Tab.
• Eliminar fila o columna: Clic derecho sobre la fila/columna > Eliminar.
• Combinar celdas: Seleccionar las celdas y clic derecho > Combinar celdas.
• Dividir celdas: Clic derecho > Dividir celdas.
• Alineación del texto: Se puede alinear horizontal y verticalmente dentro de cada celda.
• Propiedades de tabla: Control del ancho de columnas, bordes, sombreado.

Lo que pregunta el examen: ¿Cómo se añade una fila al final de una tabla? (Tab en la última celda) ¿Qué es combinar celdas?

5. Combinación de correspondencia (Mail Merge)

Esta es una de las funciones más preguntadas en los exámenes y una de las más útiles en la administración pública. Permite crear múltiples documentos personalizados a partir de un documento base y una fuente de datos (normalmente una tabla de Excel o una lista de Word).

Pasos del proceso:

1. Crear el documento base (la carta, el sobre o la etiqueta) en Word.
2. Seleccionar la fuente de datos (archivo Excel, base de datos, lista de direcciones de Outlook).
3. Insertar campos de combinación en el documento (donde irá el nombre, la dirección, etc.).
4. Previsualizar los resultados con los datos reales.
5. Finalizar y combinar: Generar todos los documentos o imprimirlos directamente.

Se accede desde la pestaña Correspondencia en Word.

Lo que pregunta el examen: ¿Para qué sirve la combinación de correspondencia? ¿Qué es un campo de combinación? ¿En qué pestaña se encuentra esta función?

6. Control de cambios y comentarios

El control de cambios registra todas las modificaciones que se hacen al documento (texto añadido, eliminado, formateado) atribuidas a un autor. Es muy útil para revisar documentos entre varias personas.

Los comentarios son anotaciones al margen que no forman parte del texto del documento.

Se accede desde la pestaña Revisar.

Lo que pregunta el examen: ¿Para qué sirve el control de cambios? ¿Cómo se aceptan o rechazan los cambios?

7. Formatos de archivo en Word

Microsoft Excel: lo que más preguntan

1. La interfaz básica de Excel

• Hoja de cálculo: Cuadrícula de filas (numeradas: 1, 2, 3...) y columnas (letradas: A, B, C...).
• Celda: Intersección de una fila y una columna. Se identifica por su referencia (A1, B5, C12...).
• Rango: Conjunto de celdas contiguas. Se expresa como A1:C5 (de A1 hasta C5).
• Hoja: Cada pestaña del libro de Excel. Un libro puede tener múltiples hojas.
• Libro: El archivo completo de Excel (.xlsx).
• Barra de fórmulas: Donde se escribe o edita el contenido de la celda activa.

2. Las referencias: relativas, absolutas y mixtas

Uno de los conceptos más preguntados y más importantes de Excel:

• Referencia relativa (A1): Al copiar la fórmula a otra celda, la referencia se ajusta automáticamente. Si en B1 tienes =A1 y la copias a B2, se convierte en =A2.
• Referencia absoluta ($A$1): Al copiar la fórmula, la referencia no cambia. Si en B1 tienes =$A$1 y la copias a B2, sigue siendo =$A$1. Se usa para valores fijos como tipos impositivos o parámetros constantes.
• Referencia mixta ($A1 o A$1): Fija solo la columna o solo la fila. $A1 fija la columna A pero la fila se ajusta. A$1 fija la fila 1 pero la columna se ajusta.

Lo que pregunta el examen: ¿Qué símbolo se usa para hacer una referencia absoluta? (El signo $) Si copio la fórmula =B2+C2 de D2 a D3, ¿qué fórmula aparecerá en D3? (=B3+C3)

3. Fórmulas y funciones más preguntadas

Funciones matemáticas y estadísticas:

=SUMA(rango)           — Suma todos los valores del rango
=PROMEDIO(rango)       — Media aritmética
=MAX(rango)            — Valor máximo
=MIN(rango)            — Valor mínimo
=CONTAR(rango)         — Cuenta celdas con números
=CONTARA(rango)        — Cuenta celdas no vacías (incluye texto)
=CONTAR.SI(rango;criterio) — Cuenta celdas que cumplen una condición
=SUMA.SI(rango;criterio;suma_rango) — Suma condicional

La función SI (condicional):

=SI(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso)
Ejemplo: =SI(A1>10; "Aprobado"; "Suspenso")

Puede anidarse para múltiples condiciones:

=SI(A1>=9; "Sobresaliente"; SI(A1>=7; "Notable"; SI(A1>=5; "Aprobado"; "Suspenso")))

BUSCARV (Búsqueda vertical):

=BUSCARV(valor_buscado; tabla_matriz; número_columna; [ordenado])

Busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve el valor de la misma fila en la columna especificada. El argumento [ordenado] debe ser FALSO para búsqueda exacta (el más habitual).

Ejemplo: =BUSCARV(A2; $E$2:$G$100; 2; FALSO) busca el valor de A2 en la primera columna del rango E2:G100 y devuelve el valor de la segunda columna.

Funciones de texto:

=CONCATENAR(texto1; texto2)  — Une textos (o usar el operador &)
=MAYUSC(texto)               — Convierte a mayúsculas
=MINUSC(texto)               — Convierte a minúsculas
=LARGO(texto)                — Número de caracteres
=IZQUIERDA(texto; núm_car)   — Extrae caracteres por la izquierda
=DERECHA(texto; núm_car)     — Extrae caracteres por la derecha

Funciones de fecha:

=HOY()     — Devuelve la fecha actual
=AHORA()   — Devuelve la fecha y hora actuales
=AÑO(fecha); =MES(fecha); =DIA(fecha) — Extraen partes de una fecha

Lo que pregunta el examen: ¿Qué devuelve =MAX(A1:A10)? ¿Cuántos argumentos tiene la función SI? ¿Para qué sirve BUSCARV?

4. Formato de celdas

• Formato de número: General, Número (decimales), Moneda, Porcentaje, Fecha, Hora, Texto.
• Alineación: Horizontal (izquierda, centro, derecha, justificado), vertical (superior, centro, inferior).
• Ajustar texto: Para que el texto largo se muestre en varias líneas dentro de la celda.
• Combinar y centrar: Une varias celdas en una y centra el contenido. Útil para títulos.
• Bordes y relleno: Para dar formato visual a las tablas.

Acceso: Clic derecho sobre las celdas > Formato de celdas (o Ctrl+1).

5. Gráficos en Excel

Los gráficos se crean seleccionando los datos y eligiendo el tipo de gráfico en la pestaña Insertar.

Tipos de gráfico más preguntados:

• Columnas: Comparar valores entre categorías. Las barras son verticales.
• Barras: Como las columnas, pero con barras horizontales.
• Líneas: Mostrar tendencias a lo largo del tiempo.
• Circular (Tarta/Pastel): Mostrar proporciones de un todo. Solo válido para una serie de datos.
• Dispersión (XY): Para analizar la relación entre dos variables numéricas.
• Área: Como el gráfico de líneas, pero con el área bajo la línea rellena.

Lo que pregunta el examen: ¿Qué tipo de gráfico es más adecuado para mostrar la evolución de las ventas mensuales? (Líneas) ¿Y para mostrar el porcentaje de cada categoría dentro del total? (Circular)

6. Tablas dinámicas (Pivot Tables)

Las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas de Excel para analizar grandes volúmenes de datos. Permiten resumir, agrupar y filtrar datos sin escribir fórmulas complejas.

Conceptos clave:

• Se crean desde Insertar > Tabla dinámica.
• Los datos de origen deben estar en formato de tabla (una columna = un campo, una fila = un registro).
• Los campos se pueden arrastrar a cuatro áreas: Filas (las categorías que aparecen en filas), Columnas (las que aparecen en columnas), Valores (los datos a resumir, habitualmente sumados o contados) y Filtros (para filtrar el informe).
• La tabla dinámica se puede actualizar cuando cambian los datos de origen (clic derecho > Actualizar).

Lo que pregunta el examen: ¿Para qué sirve una tabla dinámica? ¿Qué hay que hacer para actualizar una tabla dinámica cuando cambian los datos?

7. Ordenar y filtrar datos

• Ordenar: Pestaña Datos > Ordenar. Se puede ordenar por una o varias columnas, en orden ascendente o descendente.
• Filtro automático: Datos > Filtro (o Ctrl+Mayús+L). Añade flechas desplegables en los encabezados que permiten filtrar los datos.
• Filtro avanzado: Permite criterios de filtrado más complejos con un rango de criterios separado.

Los atajos de teclado más preguntados

Memorizar los atajos de teclado más comunes te puede dar puntos directos en el examen. Los más recurrentes son:

Atajos generales (Windows y Office)

Atajos de formato en Word y Excel

Atajos específicos de Word

Atajos específicos de Excel

Diferencia entre el examen teórico y el práctico

En el examen teórico (test)

• Pregunta conceptos y terminología.
• No necesitas recordar exactamente la ruta de menús, sino para qué sirve cada función.
• Las preguntas suelen ser del tipo: "¿Qué función de Excel devuelve el valor máximo de un rango?" o "¿Qué atajo de teclado se usa para deshacer la última acción?".
• Prepáralo con apuntes, esquemas y test de exámenes anteriores.

En el examen práctico (en ordenador)

• Se valora la ejecución, no el conocimiento de memoria.
• Las instrucciones son muy concretas: "Aplica negrita al texto del título", "Introduce una fórmula en C5 que calcule el porcentaje que representa B5 sobre el total de la columna B".
• El tiempo es limitado: suele haber entre 30 y 90 minutos para completar todos los ejercicios.
• Los errores de ejecución (formatos incorrectos, fórmulas que dan error) penalizan directamente.
• Consejo: Lee todas las instrucciones antes de empezar para planificar el tiempo.

Consejos para la prueba práctica

1. Practica con tiempo límite: Si el examen tiene 60 minutos para completar los ejercicios, practica siempre con el cronómetro.
2. Guarda frecuentemente: Usa Ctrl+G cada pocos minutos. En el examen, un corte de luz o un fallo puede borrarte el trabajo.
3. Lee las instrucciones con atención: "Aplica el estilo Título 1 al primer párrafo" y "Aplica negrita al primer párrafo" no son lo mismo.
4. Si te atascas, sigue adelante: No pierdas tiempo en un punto que no sabes hacer. Pasa al siguiente y vuelve si te sobra tiempo.
5. Cuida la presentación: Aunque no lo evalúe directamente, un documento limpio y bien formateado transmite profesionalidad al corrector.

Conclusión

Word y Excel son herramientas omnipresentes en las oposiciones de administración pública, tanto en los bloques teóricos como en las pruebas prácticas. Los contenidos más preguntados giran en torno a los estilos y la combinación de correspondencia en Word, y a las referencias, las funciones SI y BUSCARV, y las tablas dinámicas en Excel. Los atajos de teclado son otra fuente habitual de preguntas que conviene memorizar.

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