Tema 6 del Subalterno del Estado: Funciones del Personal Subalterno

Si hay un tema que debes dominar por encima de todos los demás en la oposición de Subalterno del Estado, es este. El Tema 6 describe exactamente lo que vas a hacer cada día cuando apruebes: vigilar instalaciones, controlar quién entra y sale del edificio, atender al público que llega a recepción, manejar fotocopiadoras y escáneres, y gestionar la correspondencia interna y externa. No es teoría abstracta ni legislación compleja: es tu trabajo.

Los tribunales de selección dan especial importancia a este tema porque evalúa si conoces las funciones reales del puesto. Las preguntas suelen ser directas y prácticas, del tipo "¿Qué debe hacer el subalterno cuando recibe un paquete sospechoso?" o "¿Puede el subalterno informar a un ciudadano sobre el estado de un expediente?". Si lo estudias bien, son puntos casi asegurados.

Vigilancia y custodia de instalaciones

La primera gran función del subalterno es la vigilancia de las dependencias donde presta servicio. No se trata de seguridad privada ni de funciones policiales, sino de una vigilancia básica orientada a la conservación del patrimonio público y al mantenimiento del orden en el edificio.

Qué debes vigilar. El subalterno custodia las instalaciones del edificio público (oficinas, salas de reuniones, almacenes, zonas comunes), el mobiliario y material que contienen, y los equipos informáticos y de reprografía. También vigila que las dependencias se encuentren en condiciones adecuadas de limpieza, iluminación y temperatura, comunicando cualquier incidencia al responsable correspondiente.

Rondas de vigilancia. En muchos centros, especialmente los de mayor tamaño, el subalterno realiza rondas periódicas por las distintas plantas y dependencias. Durante estas rondas comprueba que las puertas y ventanas estén cerradas fuera de horario, que no haya grifos abiertos, luces encendidas innecesariamente o cualquier situación anómala (presencia de personas no autorizadas, indicios de avería, humedades, etc.).

Control de llaves. El subalterno es responsable del cuadro de llaves del edificio. Debe saber qué llave corresponde a cada dependencia, llevar un registro de entrega y devolución cuando alguien solicita una llave, y asegurarse de que el cuadro esté completo al final de cada jornada.

Sistemas de alarma. En coordinación con el servicio de seguridad (si lo hay), el subalterno activa y desactiva las alarmas del edificio al abrir y cerrar. Debe conocer el funcionamiento básico del sistema, los códigos de activación y el protocolo a seguir cuando salta una alarma (avisar al responsable, contactar con la empresa de seguridad, no poner en riesgo su integridad personal).

Control de accesos

El control de accesos es, junto con la atención al público, la función más visible del subalterno. Tu puesto estará frecuentemente en la entrada del edificio, y serás la primera persona que vean los ciudadanos cuando lleguen.

Identificación de personas

Toda persona que acceda al edificio debe estar identificada. El procedimiento habitual es:

• Personal del centro: se identifica con su tarjeta de empleado o credencial. Si la conoces de vista, basta con el saludo, pero en edificios grandes o con mucho personal rotante, conviene verificar la acreditación.
• Visitantes: deben presentar su DNI o documento de identidad. Registras sus datos en el libro de visitas o en el sistema informático, les entregas un pase de visitante y les indicas a dónde deben dirigirse.
• Proveedores y repartidores: verificas que tienen cita o autorización, registras la visita y les acompañas o indicas la ruta hasta el punto de entrega.

Registro de visitas

El libro de registro de visitas (físico o digital) debe recoger como mínimo: nombre y apellidos del visitante, número de documento de identidad, persona o departamento que visita, hora de entrada y hora de salida. Este registro es importante por razones de seguridad y también de protección de datos (conexión directa con el Tema 8: los datos del registro son datos personales y deben tratarse conforme al RGPD).

Pases de visitante

Los pases son tarjetas o acreditaciones temporales que identifican al visitante mientras permanece en el edificio. Al finalizar la visita, el visitante debe devolver el pase en recepción. El subalterno verifica que todos los pases entregados durante el día se hayan devuelto.

Control de paquetería

Cuando llega un paquete o envío, el subalterno comprueba el estado exterior (que no presente daños, manchas sospechosas o aspecto anómalo), verifica el destinatario y firma el albarán de entrega. Si un paquete resulta sospechoso por cualquier motivo, el protocolo es claro: no lo abras, no lo manipules, aléjate y avisa inmediatamente al responsable de seguridad.

Apertura y cierre del edificio

El subalterno abre el edificio por la mañana y lo cierra al final de la jornada, siguiendo el horario establecido. Al abrir, desactiva la alarma, enciende las luces de zonas comunes y comprueba que todo esté en orden. Al cerrar, realiza una última ronda para verificar que no queda nadie, cierra puertas y ventanas, apaga las luces y activa la alarma.

Recepción e información básica al público

La atención al ciudadano es una de las funciones más importantes y más exigidas. El subalterno es la primera imagen de la Administración que recibe el ciudadano, y esa primera impresión importa.

Qué puedes hacer

• Orientar: indicar al ciudadano a qué planta, oficina o departamento debe dirigirse.
• Informar sobre horarios: horario de atención al público, horario de registro, días festivos.
• Facilitar impresos: entregar formularios genéricos que estén disponibles en recepción.
• Gestionar turnos: si el centro tiene sistema de turnos (dispensador de números), indicar al ciudadano cómo utilizarlo.
• Atender el teléfono de la centralita: recibir llamadas y transferirlas al departamento correspondiente.

Qué NO puedes hacer

Esta distinción es fundamental y cae en el examen:

• No puedes dar información sobre el estado de expedientes, procedimientos en curso o datos personales de terceros. Si alguien pregunta "¿cómo va mi solicitud?", debes derivar al ciudadano al departamento competente.
• No puedes dar asesoramiento jurídico ni interpretar normas. Si te preguntan "¿me corresponde esta ayuda?", tu respuesta es: "Le indico dónde pueden informarle".
• No puedes tomar decisiones que correspondan a otros funcionarios (resolver solicitudes, conceder permisos, etc.).

Actitud y código de conducta

El TREBEP (Estatuto Básico del Empleado Público) establece principios de conducta que te afectan directamente: trato respetuoso y cortés con los ciudadanos, diligencia, imparcialidad y neutralidad. En la práctica, esto significa mantener una actitud amable pero profesional, no discriminar a nadie por su origen, aspecto o condición, y atender a todas las personas con la misma dedicación.

Presta especial atención a las personas con discapacidad o movilidad reducida. Si el edificio tiene rampa, ascensor adaptado o plaza de aparcamiento reservada, debes conocer su ubicación para poder orientar a quien lo necesite.

Manejo de máquinas reproductoras y equipos de oficina

El subalterno maneja habitualmente los equipos de reprografía del centro. No te van a pedir que repares una fotocopiadora, pero sí que sepas utilizarla correctamente y resolver las incidencias básicas.

Fotocopiadora

La fotocopiadora es el equipo más habitual. Debes saber realizar:

• Copias simples y múltiples: seleccionar el número de copias, el tamaño del papel (A4, A3) y la orientación (vertical, horizontal).
• Ampliación y reducción: ajustar el porcentaje para pasar de A4 a A3 o viceversa.
• Copia a doble cara: configurar la impresión por ambas caras del papel para ahorrar recursos.
• Grapado y clasificación: muchas fotocopiadoras modernas permiten grapar automáticamente y ordenar por juegos.
• Resolución de atascos: saber abrir las bandejas y retirar el papel atascado siguiendo las instrucciones del equipo.
• Cambio de tóner y papel: sustituir los consumibles cuando se agotan.

Escáner

La digitalización de documentos es cada vez más habitual en la Administración electrónica. El subalterno debe saber escanear documentos en los formatos habituales (PDF, JPEG), seleccionar la resolución adecuada y guardar los archivos en la ubicación correcta (carpeta de red, pendrive, envío por correo electrónico).

Encuadernadora

Para la preparación de informes, memorias o expedientes, el subalterno puede utilizar la encuadernadora (de canutillo, térmica o de espiral). Debe saber seleccionar el tamaño de canutillo adecuado según el número de hojas y perforar correctamente el documento.

Destructora de documentos

Este equipo tiene una conexión directa con la protección de datos (Tema 8). Los documentos que contengan datos personales (nombres, DNI, direcciones, datos de salud) no pueden tirarse a la papelera convencional. Deben destruirse mediante la destructora de papel, que los convierte en tiras o partículas irrecuperables. El subalterno debe asegurarse de que toda la documentación sensible pase por la destructora.

Correspondencia y distribución interna

Aunque el Tema 7 profundiza en la correspondencia externa, el Tema 6 incluye la gestión interna de documentación:

• Recogida y distribución de documentos internos: llevar expedientes, notas, informes y comunicaciones entre departamentos.
• Valija interna: en organismos con varias sedes, el subalterno prepara la valija (bolsa o sobre cerrado) que se envía periódicamente a otras dependencias.
• Casilleros departamentales: distribuir la correspondencia ya clasificada en el casillero de cada departamento o persona.
• Firma de recibido: cuando entregas un documento que requiere constancia, solicitas la firma del receptor en el libro de registro o albarán.

Tareas de apoyo material y logístico

Además de las funciones principales, el subalterno realiza tareas de apoyo que facilitan el funcionamiento diario del centro:

• Preparación de salas: disponer mesas, sillas, equipos audiovisuales y material para reuniones, actos o sesiones de formación.
• Traslado de mobiliario y material: mover cajas, archivadores, equipos informáticos u otro material entre dependencias. Aquí debes aplicar las técnicas de manejo de cargas que verás en el Tema 9 de prevención de riesgos laborales.
• Gestión de material de oficina: controlar el stock de papel, bolígrafos, carpetas y demás material fungible, y solicitar su reposición cuando sea necesario.
• Encargos y gestiones externas: en algunos centros, el subalterno puede realizar gestiones fuera del edificio (llevar documentación a otro organismo, recoger material, etc.), siempre bajo instrucciones del superior.

El subalterno ante las emergencias

Aunque el Tema 9 desarrolla la prevención de riesgos laborales en profundidad, el Tema 6 incluye el papel del subalterno en situaciones de emergencia, porque forma parte de sus funciones diarias:

• Conocer el Plan de Emergencia: saber dónde están las salidas de emergencia, los extintores, las bocas de incendio equipadas (BIE) y el punto de reunión exterior.
• Actuar ante una emergencia: si detectas un incendio, una fuga de agua o cualquier situación de riesgo, activa la alarma, avisa al jefe de emergencia y colabora en la evacuación de tu zona, ayudando especialmente a las personas con movilidad reducida.
• Emergencia sanitaria: si alguien sufre un accidente o malestar, aplica el protocolo PAS (Proteger, Avisar al 112, Socorrer en la medida de tus conocimientos). No intentes hacer más de lo que sabes: tu función es proteger a la persona y avisar a los servicios de emergencia.
• No arriesgues tu integridad: el subalterno no es bombero ni sanitario. Tu papel es dar la voz de alarma, facilitar la evacuación y colaborar con los equipos de emergencia cuando lleguen.

Los límites de las funciones del subalterno

Para el examen, es tan importante saber lo que haces como lo que NO haces. El subalterno:

• No maneja documentación confidencial sin autorización expresa del responsable.
• No accede a sistemas informáticos con datos reservados ni consulta expedientes que no le competen.
• No toma decisiones administrativas: no resuelve solicitudes, no concede permisos, no firma actos administrativos.
• No sustituye a personal de seguridad privada: la vigilancia del subalterno es de carácter interno y básico, no armada ni profesional.
• No realiza funciones de limpieza (salvo que su relación de puestos de trabajo así lo prevea en casos excepcionales).

Consejos para el examen de Subalterno

• Distingue claramente lo que puedes y lo que no puedes hacer como subalterno. Es el tipo de pregunta trampa más habitual en este tema.
• Aprende el protocolo de actuación ante paquetes sospechosos: no abrir, no manipular, alejarse, avisar.
• Memoriza los elementos del registro de visitas: nombre, DNI, departamento visitado, hora de entrada y salida.
• Relaciona este tema con los demás: la destructora conecta con protección de datos (Tema 8), el manejo de cargas con prevención de riesgos (Tema 9), la atención respetuosa con el código de conducta del TREBEP.
• Practica con test: las preguntas de este tema son muy prácticas y directas, y con un par de vueltas de test las tendrás controladas.

Recursos para preparar este tema

• Test de Subalterno del Estado -- Practica con preguntas tipo examen sobre funciones del puesto.
• Guía completa de oposiciones de Subalterno -- Todo sobre la oposición: temario, requisitos, convocatorias.

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