Tema 24 del Auxiliar Administrativo: Bases de Datos y Microsoft Access

Las bases de datos son el pilar sobre el que descansa la gestión de información en cualquier Administración Pública. Registros de personal, expedientes administrativos, inventarios, padrones municipales: todo se almacena y gestiona mediante sistemas de bases de datos. Como Auxiliar Administrativo, no necesitas ser programador, pero sí debes entender los conceptos fundamentales del modelo relacional y saber manejar Microsoft Access, la herramienta de base de datos incluida en el paquete Office que utiliza la Administración.

En el examen, este tema suele aportar entre 2 y 3 preguntas. Las más frecuentes giran en torno a la terminología del modelo relacional (clave primaria, clave ajena, integridad referencial), los tipos de relaciones (1:1, 1:N, N:M), los tipos de consultas y los objetos de Access (tablas, consultas, formularios e informes).

Conceptos fundamentales de bases de datos

Antes de entrar en Access, necesitas dominar la terminología básica que el examen asume como conocida.

Dato, información y base de datos

• Dato: representación simbólica de un hecho. Por sí solo, carece de significado completo. Ejemplo: "28001".
• Información: dato procesado y contextualizado que adquiere significado. Ejemplo: "el código postal de Madrid centro es 28001".
• Base de datos (BD): conjunto organizado de datos relacionados entre sí, almacenados de forma estructurada para facilitar su consulta, actualización y gestión.
• Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD): software que permite crear, administrar y manipular bases de datos. Ejemplos: Microsoft Access, MySQL, Oracle, SQL Server, PostgreSQL.

Modelos de bases de datos

A lo largo de la historia se han desarrollado distintos modelos para organizar los datos:

• Modelo jerárquico: organiza los datos en una estructura de árbol (padre-hijo). Cada registro tiene un único padre. Fue uno de los primeros modelos, utilizado en los años 60-70. Ejemplo histórico: IMS de IBM.
• Modelo en red: similar al jerárquico, pero permite que un registro tenga varios padres. Más flexible, pero también más complejo de gestionar.
• Modelo relacional: organiza los datos en tablas (relaciones) conectadas entre sí. Es el modelo dominante desde los años 80 y el que utiliza Access. Fue propuesto por Edgar F. Codd en 1970.
• Modelo orientado a objetos: almacena los datos como objetos, similar a la programación orientada a objetos. Menos frecuente en el ámbito administrativo.

Para el examen, céntrate en el modelo relacional: es el que se pregunta siempre.

El modelo relacional: terminología clave

El modelo relacional utiliza una terminología específica que debes manejar con soltura. Ten en cuenta que existen sinónimos según se use el vocabulario formal (teoría relacional) o el vocabulario práctico (bases de datos reales):

Claves

• Clave primaria (Primary Key): campo o combinación de campos que identifica de forma única cada registro de una tabla. No puede repetirse ni ser nulo. Ejemplo: el DNI en una tabla de empleados, o un número de expediente en una tabla de procedimientos.
• Clave ajena o foránea (Foreign Key): campo de una tabla que hace referencia a la clave primaria de otra tabla. Es el mecanismo que conecta las tablas entre sí. Ejemplo: en una tabla de expedientes, el campo "código_departamento" que apunta a la tabla de departamentos.
• Clave candidata: cualquier campo o combinación de campos que podría ser clave primaria (identifica unívocamente cada registro). De entre todas las claves candidatas, se elige una como clave primaria.

Integridad referencial

La integridad referencial es una regla fundamental del modelo relacional: todo valor de una clave ajena debe existir como clave primaria en la tabla referenciada, o ser nulo. Es decir, no puedes asignar un expediente a un departamento que no existe en la tabla de departamentos.

Cuando activas la integridad referencial en Access, el programa impide:

• Añadir un registro en la tabla secundaria con una clave ajena que no exista en la tabla principal.
• Eliminar un registro de la tabla principal si tiene registros relacionados en la tabla secundaria (salvo que actives la eliminación en cascada).
• Modificar la clave primaria de la tabla principal si tiene registros relacionados (salvo que actives la actualización en cascada).

Tipos de relaciones

Las relaciones entre tablas se clasifican según la cardinalidad:

• Uno a uno (1:1): cada registro de la tabla A se relaciona con un único registro de la tabla B, y viceversa. Ejemplo: cada empleado tiene una única ficha médica.
• Uno a muchos (1:N): un registro de la tabla A se relaciona con varios registros de la tabla B, pero cada registro de B solo se relaciona con uno de A. Es la relación más habitual. Ejemplo: un departamento tiene muchos empleados, pero cada empleado pertenece a un solo departamento.
• Muchos a muchos (N:M): un registro de A se relaciona con varios de B, y un registro de B se relaciona con varios de A. Ejemplo: un alumno cursa varias asignaturas, y cada asignatura tiene varios alumnos. En la práctica, esta relación se resuelve con una tabla intermedia que contiene las claves primarias de ambas tablas.

Normalización

La normalización es el proceso de organizar las tablas para eliminar redundancias y evitar anomalías en la inserción, actualización o eliminación de datos. Se aplica mediante formas normales:

• Primera Forma Normal (1FN): cada campo contiene un único valor (no hay campos multivaluados ni grupos repetitivos).
• Segunda Forma Normal (2FN): cumple 1FN y todos los campos no clave dependen de la clave primaria completa (no de una parte de ella).
• Tercera Forma Normal (3FN): cumple 2FN y ningún campo no clave depende de otro campo no clave (no hay dependencias transitivas).

Para el examen, basta con entender el concepto general y saber identificar qué viola cada forma normal.

Microsoft Access: objetos principales

Access es un SGBD relacional de escritorio incluido en Microsoft Office. Una base de datos de Access (archivo .accdb) contiene cuatro tipos de objetos principales:

Tablas

Las tablas son el objeto fundamental: almacenan los datos. Cada tabla representa una entidad (empleados, departamentos, expedientes). Se pueden crear de tres formas:

• Vista Diseño: defines manualmente cada campo, su tipo de dato y sus propiedades.
• Vista Hoja de datos: introduces datos directamente y Access infiere los tipos.
• Asistente: te guía paso a paso con plantillas predefinidas.

Tipos de datos en Access

Relaciones en Access

Para crear relaciones entre tablas, accede a Herramientas de base de datos > Relaciones. Se abre la ventana de relaciones, donde arrastras las tablas y conectas los campos arrastrando la clave primaria de una tabla sobre la clave ajena de otra. Al crear la relación, puedes activar:

• Exigir integridad referencial: impide inconsistencias.
• Actualizar en cascada los campos relacionados: si cambias la clave primaria, se actualiza automáticamente en los registros relacionados.
• Eliminar en cascada los registros relacionados: si borras un registro principal, se eliminan todos los registros relacionados.

Consultas en Access

Las consultas permiten extraer, filtrar y manipular datos de las tablas. Son el equivalente a hacer preguntas a la base de datos.

Consultas de selección

Son las más habituales. Extraen registros que cumplen determinados criterios. Se crean en la vista Diseño de consulta, donde seleccionas las tablas, los campos que quieres mostrar, los criterios de filtrado y el orden.

Consultas con parámetros

Son consultas de selección que solicitan un valor al usuario en el momento de ejecutarse. Por ejemplo, una consulta que pregunte "Introduce el departamento:" y muestre solo los empleados de ese departamento.

Consultas de acción

Modifican los datos de las tablas:

• Consulta de actualización: modifica valores de registros existentes.
• Consulta de eliminación: borra registros que cumplen un criterio.
• Consulta de creación de tabla: crea una nueva tabla con los resultados de la consulta.
• Consulta de datos anexados: añade registros de una tabla a otra.

Consultas de tabla de referencias cruzadas

Generan un resumen estadístico en formato de tabla cruzada (similar a una tabla dinámica de Excel). Útiles para obtener totales o promedios por dos dimensiones.

SQL básico

Detrás de toda consulta de Access hay una sentencia SQL. Los comandos fundamentales son:

• SELECT: selecciona los campos a mostrar. Ejemplo: SELECT Nombre, Apellido.
• FROM: indica la tabla de origen. Ejemplo: FROM Empleados.
• WHERE: establece los criterios de filtrado. Ejemplo: WHERE Departamento = "Contabilidad".
• ORDER BY: ordena los resultados. Ejemplo: ORDER BY Apellido ASC.

Una consulta completa: SELECT Nombre, Apellido FROM Empleados WHERE Departamento = "Contabilidad" ORDER BY Apellido ASC.

Formularios

Los formularios proporcionan una interfaz visual para introducir, modificar y consultar datos de las tablas, sin que el usuario tenga que interactuar directamente con la tabla. Son especialmente útiles para usuarios no técnicos.

Se pueden crear con el Asistente para formularios (seleccionas tabla y campos, y Access genera el formulario) o en Vista Diseño (control total sobre la disposición). Los elementos principales de un formulario son:

• Cuadros de texto: para introducir o mostrar datos de un campo.
• Etiquetas: texto descriptivo que identifica cada campo.
• Cuadros combinados: listas desplegables que permiten seleccionar un valor.
• Botones de comando: ejecutan acciones (guardar, cerrar, navegar entre registros).
• Subformularios: formularios incrustados que muestran registros relacionados (por ejemplo, un formulario de departamentos con un subformulario que lista sus empleados).

Informes

Los informes permiten presentar e imprimir los datos de forma organizada y profesional. A diferencia de los formularios, los informes están diseñados para la salida impresa o en PDF, no para la entrada de datos.

Se crean con el Asistente para informes o en Vista Diseño. Las características principales son:

• Agrupación: organiza los registros por un campo (por ejemplo, agrupar empleados por departamento).
• Ordenación: dentro de cada grupo, ordena los registros por uno o más campos.
• Totales y subtotales: permite incluir sumas, promedios, conteos y otros cálculos a nivel de grupo y a nivel general.
• Encabezado y pie de página: información que se repite en cada página (fecha, número de página, título del informe).
• Diseño de página: márgenes, orientación (vertical/horizontal) y tamaño del papel.

Consejos prácticos para el examen

El Tema 24 combina teoría (modelo relacional) con práctica (Access). Para el test teórico, memoriza estos puntos clave:

• Clave primaria: identifica unívocamente cada registro. No admite valores nulos ni duplicados.
• Clave ajena: conecta tablas. Debe existir como clave primaria en la tabla referenciada.
• Relación 1:N: la más frecuente. La clave ajena va en la tabla del lado "muchos".
• N:M: se resuelve con tabla intermedia.
• Consultas de selección vs. de acción: las primeras solo muestran datos, las segundas los modifican.
• Codd: creador del modelo relacional (1970). Es un dato que se pregunta.

Para la prueba práctica, si incluye Access, recuerda definir siempre las claves primarias, establecer las relaciones con integridad referencial y usar consultas (no filtros manuales) para extraer información.

Recursos para seguir estudiando

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