Tema 23 del Auxiliar Administrativo: Microsoft Excel — Fórmulas, Gráficos y Tablas Dinámicas

Excel es la herramienta de hoja de cálculo que utilizarás a diario como Auxiliar Administrativo del Estado. Desde gestionar listados de personal hasta elaborar informes estadísticos o controlar partidas presupuestarias, Excel es omnipresente en la Administración. Pero además de su utilidad práctica, este tema tiene un peso muy relevante en el examen: suele aportar entre 3 y 4 preguntas en el test y es materia central de la prueba práctica de informática (30 minutos).

Lo que vas a encontrar en este resumen cubre todo el programa oficial: la interfaz del programa, los tipos de datos, las referencias de celda (relativa, absoluta y mixta), las funciones más importantes, los gráficos, el formato condicional y las tablas dinámicas. Dominar estos conceptos te dará ventaja tanto en el test teórico como en el supuesto práctico.

La interfaz de Microsoft Excel

Cuando abres Excel, trabajas dentro de un libro (archivo con extensión .xlsx). Cada libro contiene una o varias hojas de cálculo (las pestañas que ves en la parte inferior). Cada hoja es una cuadrícula formada por columnas (identificadas con letras: A, B, C...) y filas (identificadas con números: 1, 2, 3...). La intersección de una columna y una fila es una celda, y se identifica por su referencia: A1, B3, Z100.

Los elementos principales de la interfaz que debes conocer son:

• Barra de título: muestra el nombre del archivo y la aplicación.
• Cinta de opciones: organizada en pestañas (Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista). Cada pestaña contiene grupos de herramientas.
• Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa. Aquí puedes escribir y editar fórmulas directamente.
• Cuadro de nombres: situado a la izquierda de la barra de fórmulas, muestra la referencia de la celda activa (por ejemplo, C5). También permite navegar rápidamente escribiendo una referencia o un nombre definido.
• Área de trabajo: la cuadrícula de celdas donde introduces los datos.
• Barra de estado: en la parte inferior, muestra información como la suma, el promedio o el recuento de las celdas seleccionadas.

Tipos de datos en una celda

Cada celda puede contener uno de estos tipos de datos:

• Texto: cadenas alfanuméricas que Excel alinea a la izquierda por defecto.
• Número: valores numéricos, alineados a la derecha. Incluyen enteros, decimales, porcentajes y monedas.
• Fecha y hora: Excel almacena las fechas como números de serie (el 1 de enero de 1900 es el día 1). Esto permite hacer operaciones aritméticas con fechas.
• Fórmula: expresión que comienza siempre por el signo = y devuelve un resultado calculado.
• Valor lógico: VERDADERO o FALSO, resultado habitual de funciones condicionales.

Referencias de celda: relativas, absolutas y mixtas

Este es el concepto más preguntado de Excel en oposiciones. Entiéndelo bien porque aparece prácticamente en todas las convocatorias.

Referencia relativa

Es la referencia estándar: A1, B3, C10. Cuando copias una fórmula que contiene una referencia relativa a otra celda, la referencia se ajusta automáticamente en función del desplazamiento. Si en B1 tienes =A12 y copias la fórmula a B2, se convertirá en =A22. Excel ha ajustado la referencia una fila hacia abajo.

Referencia absoluta

Se indica con el signo $ antes de la columna y la fila: $A$1. Al copiar la fórmula, la referencia no cambia. Siempre apunta a la misma celda. Se usa cuando necesitas que un valor permanezca fijo, como un tipo impositivo, un porcentaje de IVA o un precio unitario almacenado en una celda concreta.

Referencia mixta

Fija solo una de las dos coordenadas:

• $A1: la columna A está bloqueada, pero la fila se ajusta al copiar.
• A$1: la fila 1 está bloqueada, pero la columna se ajusta al copiar.

Para cambiar entre los tres tipos mientras editas una fórmula, pulsa la tecla F4. Cada pulsación alterna entre A1, $A$1, A$1 y $A1.

Ejemplo práctico

Imagina que en la celda E1 tienes el tipo de IVA (21 %) y quieres calcular el IVA de una lista de precios en la columna B. En C1 escribirías: =B1*$E$1. Al copiar hacia abajo, B1 se ajustará (B2, B3...) pero $E$1 siempre apuntará al tipo de IVA.

Fórmulas y funciones esenciales

Toda fórmula en Excel empieza con el signo =. Las funciones son fórmulas predefinidas que realizan cálculos específicos. Esta es la tabla de funciones que necesitas dominar:

Funciones estadísticas básicas

Funciones condicionales y lógicas

Funciones de búsqueda

Funciones de texto

Ejemplo práctico con SI anidado

Para clasificar una nota: =SI(A1>=5;"Aprobado";SI(A1>=0;"Suspenso";"Error")). Si la celda A1 contiene un 7, el resultado será "Aprobado". Si contiene un 3, será "Suspenso".

Gráficos en Excel

Los gráficos permiten representar datos visualmente. Se crean desde la pestaña Insertar > grupo Gráficos. Primero seleccionas los datos y después eliges el tipo de gráfico.

Tipos de gráfico y cuándo usar cada uno

• Columnas (barras verticales): comparar valores entre categorías. Es el tipo más habitual para datos discretos (por ejemplo, presupuesto por departamento).
• Barras (horizontales): igual que columnas, pero útil cuando los nombres de las categorías son largos.
• Líneas: mostrar tendencias a lo largo del tiempo (evolución mensual de un gasto, por ejemplo).
• Circular (tarta): mostrar la proporción de cada parte respecto al total. Solo es adecuado cuando tienes una única serie de datos.
• Dispersión (XY): representar la relación entre dos variables numéricas. Cada punto tiene una coordenada X y otra Y.

Elementos de un gráfico

Todo gráfico puede incluir: título, leyenda (identificación de cada serie), ejes (horizontal/categorías y vertical/valores), etiquetas de datos (valores numéricos sobre cada barra o punto) y líneas de cuadrícula. Estos elementos se configuran desde las opciones de diseño del gráfico.

Formato condicional

El formato condicional permite cambiar automáticamente la apariencia de una celda (color de fondo, color de texto, iconos) en función de su valor. Se accede desde la pestaña Inicio > grupo Estilos > Formato condicional.

Tipos de reglas

• Resaltar reglas de celdas: aplica formato a celdas que sean mayores que, menores que, iguales a un valor, que contengan un texto, o que estén duplicadas.
• Reglas de superior/inferior: aplica formato a los 10 valores superiores, el 10 % inferior, los valores por encima del promedio, etc.
• Barras de datos: muestra una barra de color dentro de cada celda proporcional a su valor.
• Escalas de color: asigna un degradado de colores (por ejemplo, de rojo a verde) según el valor.
• Conjuntos de iconos: añade iconos (flechas, semáforos, estrellas) según rangos de valores.
• Regla basada en fórmula: permite crear condiciones personalizadas usando una fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO. Por ejemplo: =A1>PROMEDIO($A$1:$A$100) para resaltar los valores por encima de la media.

El formato condicional es especialmente útil para detectar errores, identificar valores atípicos o destacar información relevante en grandes conjuntos de datos. En la prueba práctica, es frecuente que te pidan aplicar formato condicional a un rango.

Tablas dinámicas

Las tablas dinámicas son una de las herramientas más potentes de Excel. Permiten resumir, analizar y reorganizar grandes volúmenes de datos sin modificar los datos originales.

Cómo crear una tabla dinámica

1. Selecciona el rango de datos (que debe tener encabezados en la primera fila).
2. Ve a Insertar > Tabla dinámica.
3. Elige dónde colocarla (nueva hoja o hoja existente).
4. Aparece el panel de campos con cuatro áreas donde arrastras los campos:
   • Filas: los valores que quieres como etiquetas de fila (por ejemplo, departamentos).
   • Columnas: los valores que quieres como encabezados de columna (por ejemplo, trimestres).
   • Valores: el dato numérico que quieres resumir (por ejemplo, importe). Por defecto calcula la suma, pero puedes cambiar a promedio, contar, máximo, mínimo, etc.
   • Filtros: permite filtrar toda la tabla dinámica por un criterio (por ejemplo, mostrar solo el año 2025).

Campos calculados

Puedes crear campos calculados dentro de la tabla dinámica que realizan operaciones con los campos existentes. Por ejemplo, si tienes ingresos y gastos, puedes crear un campo "Beneficio" que calcule la diferencia.

Actualizar datos

Cuando los datos de origen cambian, la tabla dinámica no se actualiza automáticamente. Debes hacer clic derecho > Actualizar o pulsar Alt + F5.

Ordenar y filtrar datos

Ordenar

Puedes ordenar datos de forma ascendente (A-Z, menor a mayor) o descendente (Z-A, mayor a menor) desde la pestaña Datos > Ordenar. También puedes ordenar por varios niveles: primero por departamento y después por apellido, por ejemplo.

Autofiltro

El Autofiltro añade flechas desplegables en los encabezados de cada columna. Desde ellas puedes filtrar por valores concretos, por texto que contenga una palabra, por valores numéricos (mayor que, entre...) o por fechas. Se activa desde Datos > Filtro o con el atajo Ctrl + Mayús + L.

Filtro avanzado

Permite definir criterios más complejos en un rango aparte de la hoja. Es útil cuando necesitas combinar condiciones Y/O en múltiples campos.

Consejos para la prueba práctica

La prueba práctica de informática del Auxiliar Administrativo dura 30 minutos y suele incluir ejercicios de Excel. Ten en cuenta estos puntos:

• Fórmulas antes que valores manuales: si te piden un total, usa SUMA, no lo calcules a mano. El examinador comprueba que hay fórmulas en las celdas.
• Referencias absolutas: cuando un valor debe permanecer fijo (un porcentaje, un tipo impositivo), usa $. Es un criterio de evaluación habitual.
• Formato condicional: si te piden resaltar valores, usa formato condicional, no pintes las celdas manualmente.
• Nombra las hojas: si trabajas con varias hojas, renómbralas descriptivamente.
• Guarda con frecuencia: Ctrl + G cada pocos minutos para evitar perder el trabajo.

Recursos para seguir estudiando

Este resumen forma parte de nuestra serie dedicada al temario completo de Auxiliar Administrativo del Estado. Si quieres poner a prueba tus conocimientos de informática, accede a nuestros tests de informática básica con preguntas tipo examen. Para una preparación integral con tests por tema, simulacros y seguimiento personalizado, consulta nuestro curso de preparación para Auxiliar Administrativo.