Tema 22 del Auxiliar Administrativo: Microsoft Word — Procesador de Textos

Microsoft Word no solo aparece en las preguntas teóricas del examen de Auxiliar Administrativo del Estado: también forma parte de la prueba práctica del segundo ejercicio. Tienes 30 minutos para demostrar que sabes manejar el procesador de textos, y es eliminatoria. Por eso, este tema requiere tanto estudio teórico como práctica real delante del ordenador.

Aquí vas a encontrar toda la teoría que necesitas: interfaz de Word, formato de texto y párrafo, tablas, estilos, plantillas, combinación de correspondencia, encabezados, secciones e impresión. Todo con los detalles que preguntan en los exámenes tipo test.

La interfaz de Microsoft Word

Al abrir Word, el espacio de trabajo se organiza en varios elementos que debes conocer por su nombre:

Cinta de opciones (Ribbon)

La cinta de opciones es la barra superior que contiene todas las herramientas organizadas en fichas (o pestañas). Cada ficha agrupa funciones relacionadas. Las fichas principales son:

• Inicio: las herramientas más utilizadas. Portapapeles (copiar, pegar, cortar), Fuente (tipo, tamaño, negrita, cursiva), Párrafo (alineación, listas, sangría, interlineado) y Estilos.
• Insertar: elementos que puedes añadir al documento. Tablas, imágenes, formas, gráficos, encabezados y pies de página, números de página, cuadros de texto, hipervínculos, símbolos.
• Diseño: temas y formatos prediseñados para todo el documento. Colores, fuentes del tema, efectos, bordes de página, marca de agua.
• Disposición (o Formato de página): configuración de la página. Márgenes, orientación (vertical/horizontal), tamaño del papel, columnas, saltos de página y sección, sangría y espaciado.
• Referencias: herramientas para documentos largos. Tabla de contenido, notas al pie, notas al final, citas, bibliografía, títulos de ilustraciones, índice.
• Correspondencia: todo lo relacionado con la combinación de correspondencia. Sobres, etiquetas, iniciar combinación, seleccionar destinatarios, insertar campos, vista previa, finalizar.
• Revisar: revisión ortográfica y gramatical, sinónimos, traducción, comentarios, control de cambios, comparar documentos, proteger documento.
• Vista: modos de visualización del documento (lectura, diseño de impresión, esquema, borrador), zoom, regla, cuadrícula, panel de navegación, macros.

Dato de examen: las preguntas sobre la ubicación de herramientas en las fichas son frecuentes. Por ejemplo: "¿En qué ficha se encuentra la combinación de correspondencia?" Respuesta: Correspondencia. "¿Dónde se configuran los márgenes?" Respuesta: Disposición.

Otros elementos de la interfaz

• Barra de título: muestra el nombre del documento y el nombre del programa.
• Barra de acceso rápido: barra pequeña encima (o debajo) de la cinta de opciones con botones personalizables (por defecto: Guardar, Deshacer, Rehacer).
• Regla: guías horizontales y verticales que muestran los márgenes, las sangrías y las posiciones de tabulación. Se activa desde la ficha Vista.
• Barra de estado: en la parte inferior. Muestra el número de página actual, el recuento de palabras, el idioma y los botones para cambiar el modo de vista y el zoom.

Formato de texto (carácter)

El formato de texto afecta a los caracteres individuales. Se encuentra principalmente en la ficha Inicio, grupo Fuente:

• Fuente (tipo de letra): Calibri, Arial, Times New Roman, etc. Cada fuente tiene un diseño distinto.
• Tamaño de fuente: se mide en puntos (pt). El tamaño estándar para documentos es 11 o 12 pt.
• Negrita (Ctrl+N): resalta el texto con un trazo más grueso.
• Cursiva (Ctrl+K): inclina el texto hacia la derecha.
• Subrayado (Ctrl+S): traza una línea debajo del texto. Puedes elegir estilos de subrayado (simple, doble, ondulado, punteado).
• Tachado: traza una línea horizontal que cruza el texto.
• Subíndice y superíndice: texto pequeño debajo (H2O) o encima (m2) de la línea base.
• Color de fuente: cambia el color del texto.
• Color de resaltado: simula un marcador fluorescente sobre el texto.
• Efectos de texto: sombras, reflejos, resplandor, etc.
• Espaciado entre caracteres: en Fuente, pestaña Avanzado. Permite expandir o condensar la separación entre letras.
• Cambiar mayúsculas/minúsculas (Shift+F3): alterna entre MAYÚSCULAS, minúsculas, Tipo Oración, tipo título, etc.
• Borrar formato (Ctrl+Espacio): elimina todo el formato aplicado y deja el texto con el formato predeterminado.

Formato de párrafo

El formato de párrafo afecta a bloques de texto completos. Se configura desde la ficha Inicio, grupo Párrafo, o desde el cuadro de diálogo Párrafo (Alt+Intro o clic en la flecha del grupo):

Alineación

• Izquierda (Ctrl+Q): el texto se alinea al margen izquierdo. Es la alineación predeterminada.
• Centrada (Ctrl+T): el texto se centra horizontalmente entre ambos márgenes.
• Derecha (Ctrl+D): el texto se alinea al margen derecho.
• Justificada (Ctrl+J): el texto se alinea a ambos márgenes, distribuyendo los espacios entre palabras. Es la alineación habitual en documentos administrativos.

Sangría

La sangría es el espacio entre el margen y el inicio del texto:

• Sangría izquierda: desplaza todo el párrafo hacia la derecha desde el margen izquierdo.
• Sangría derecha: desplaza el final del texto desde el margen derecho.
• Sangría de primera línea: solo afecta a la primera línea del párrafo. Habitual en textos literarios.
• Sangría francesa: todas las líneas del párrafo tienen sangría excepto la primera. Se usa en bibliografías y listas.

Interlineado y espaciado

• Interlineado: distancia entre líneas dentro del mismo párrafo. Opciones habituales: sencillo (1,0), 1,15, 1,5, doble (2,0), mínimo, exacto o múltiple.
• Espacio anterior: distancia antes del párrafo.
• Espacio posterior: distancia después del párrafo. Por defecto, Word aplica un espacio posterior de 8 pt.

Tabulaciones

Las tabulaciones marcan posiciones fijas en la línea donde se desplaza el cursor al pulsar la tecla Tab. Se configuran desde la regla o desde el cuadro de diálogo Tabulaciones:

• Izquierda: el texto se alinea a la izquierda desde la posición de tabulación.
• Centrada: el texto se centra sobre la posición.
• Derecha: el texto se alinea a la derecha.
• Decimal: los números se alinean por la coma decimal.
• Barra: inserta una línea vertical en la posición.

Se pueden configurar caracteres de relleno entre tabulaciones (puntos, guiones, subrayado), útiles para índices y formularios.

Listas

• Lista con viñetas: elementos precedidos por un símbolo (punto, guion, etc.).
• Lista numerada: elementos precedidos por números, letras o números romanos.
• Lista multinivel: listas con subniveles, como los esquemas de un documento jurídico (1, 1.1, 1.1.1).

Tablas

Las tablas son uno de los contenidos más preguntados, tanto en teoría como en la prueba práctica. Se crean desde la ficha Insertar, grupo Tablas.

Crear una tabla

Tres formas principales:

• Cuadrícula visual: arrastrar sobre la cuadrícula para seleccionar filas y columnas.
• Insertar tabla: especificar manualmente el número de filas y columnas.
• Dibujar tabla: dibujar las líneas de la tabla con el ratón.

Operaciones con tablas

Al hacer clic dentro de una tabla, aparecen dos fichas contextuales: Diseño de tabla y Disposición (o Presentación):

• Insertar filas o columnas: desde Disposición, puedes insertar filas arriba o abajo de la selección, y columnas a la izquierda o derecha.
• Eliminar filas, columnas o la tabla completa: desde Disposición, botón Eliminar.
• Combinar celdas: seleccionar varias celdas y combinarlas en una sola. Muy usado para encabezados de tabla.
• Dividir celdas: dividir una celda en varias filas o columnas.
• Bordes y sombreado: desde Diseño de tabla, puedes cambiar el estilo, grosor y color de los bordes, y aplicar colores de fondo a las celdas.
• Autoajustar: ajustar automáticamente el ancho de las columnas al contenido, al ancho de la ventana o a un ancho fijo.
• Ordenar: ordenar los datos de la tabla alfabética o numéricamente por una o varias columnas.
• Alineación del texto en celdas: puedes alinear el contenido horizontal y verticalmente (9 posiciones posibles).
• Repetir filas de encabezado: si la tabla ocupa varias páginas, la fila de encabezado se repite automáticamente.
• Convertir texto en tabla y tabla en texto: desde Disposición, puedes convertir texto separado por tabulaciones o punto y coma en una tabla, y viceversa.

Estilos

Los estilos son conjuntos predefinidos de formato (fuente, tamaño, color, interlineado, espaciado, bordes) que se aplican con un solo clic. Son fundamentales para documentos largos y consistentes.

• Aplicar un estilo: seleccionar el texto y hacer clic en el estilo deseado en la galería de estilos (ficha Inicio). Los estilos más comunes son Normal, Título 1, Título 2, Título 3, Cita, Énfasis.
• Modificar un estilo: clic derecho sobre el estilo en la galería y seleccionar Modificar. Puedes cambiar la fuente, el tamaño, el color, la alineación y otros atributos.
• Crear un estilo nuevo: desde el panel de estilos (Alt+Ctrl+Shift+S), clic en el botón Nuevo estilo.
• Panel de estilos: muestra todos los estilos disponibles y permite gestionarlos (aplicar, modificar, eliminar).

Ventaja clave de los estilos: si necesitas cambiar el formato de todos los títulos de un documento, basta con modificar el estilo Título 1 una vez. Todos los párrafos que usen ese estilo se actualizan automáticamente.

Los estilos de título (Título 1, 2, 3...) tienen una función adicional: permiten generar automáticamente una Tabla de contenido (desde la ficha Referencias).

Plantillas

Una plantilla es un documento modelo que contiene formatos, estilos, textos predefinidos y, opcionalmente, macros. Sirve como punto de partida para crear documentos nuevos con un formato consistente.

• Extensión: las plantillas de Word se guardan con extensión .dotx (o .dotm si contienen macros).
• Usar una plantilla: al crear un nuevo documento (Archivo, Nuevo), puedes elegir entre las plantillas disponibles o buscar plantillas en línea.
• Crear una plantilla: diseñar el documento con el formato deseado y guardarlo como Plantilla de Word (.dotx) desde Archivo, Guardar como.
• Plantilla Normal.dotm: es la plantilla predeterminada que se aplica a cada documento nuevo en blanco. Si la modificas, todos los documentos nuevos heredarán esos cambios.

Combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia (o mail merge) permite generar múltiples documentos personalizados a partir de un documento principal y un origen de datos. Es uno de los contenidos estrella del examen, tanto en teoría como en práctica.

Pasos de la combinación de correspondencia

Todo el proceso se gestiona desde la ficha Correspondencia:

1. Seleccionar el tipo de documento: cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas o directorio.

2. Seleccionar el documento inicial: puede ser el documento actual, una plantilla o un documento existente.

3. Seleccionar los destinatarios (origen de datos): la fuente de datos que contiene la información variable. Puede ser:

• Una lista nueva creada en Word.
• Un archivo de Excel (cada columna es un campo, cada fila es un registro).
• Una base de datos de Access.
• Los contactos de Outlook.

4. Insertar campos de combinación: en el documento principal, insertas marcadores (campos) que Word sustituirá por los datos reales de cada registro. Ejemplo: <>, <>, <<Dirección>>, <>. Los campos se insertan desde el botón Insertar campo combinado.

5. Vista previa de resultados: puedes navegar entre los registros para ver cómo quedará cada documento antes de generarlos.

6. Finalizar y combinar: tres opciones:

• Editar documentos individuales: genera un nuevo documento con todas las cartas, una por página.
• Imprimir documentos: envía directamente a la impresora.
• Enviar mensajes de correo electrónico: envía cada carta por email.

Dato de examen: se pregunta con frecuencia cuál es el origen de datos válido, qué son los campos de combinación y cuál es el orden de los pasos.

Encabezados, pies de página y numeración

Encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de página son zonas que aparecen en la parte superior e inferior de cada página del documento. Se insertan desde la ficha Insertar, grupo Encabezado y pie de página.

Opciones de configuración importantes:

• Diferente en la primera página: permite que la primera página tenga un encabezado/pie distinto (o ninguno). Habitual para portadas.
• Diferentes en páginas pares e impares: permite encabezados distintos según la página sea par o impar. Útil para documentos a doble cara.
• Vincular a la sección anterior: por defecto, los encabezados son iguales en todas las secciones. Para que sean distintos, debes desvincular la sección.

Numeración de páginas

Se inserta desde Insertar, grupo Encabezado y pie de página, botón Número de página. Opciones: principio de página, final de página, márgenes de página o posición actual. Puedes elegir el formato (1, 2, 3; i, ii, iii; A, B, C) y el número inicial.

Secciones y saltos

Los saltos dividen el documento en partes con formato independiente:

• Salto de página (Ctrl+Intro): fuerza el inicio de una nueva página sin crear una nueva sección.
• Salto de columna: en documentos con columnas, fuerza el texto a la siguiente columna.
• Salto de sección: divide el documento en secciones con configuración de página independiente (márgenes, orientación, encabezados, numeración). Tipos:
  • Página siguiente: la nueva sección comienza en la página siguiente.
  • Continua: la nueva sección comienza en la misma página.
  • Página par / Página impar: la nueva sección comienza en la siguiente página par o impar.

Las secciones son fundamentales para tener, por ejemplo, una portada sin numeración, un índice con numeración romana y el cuerpo del documento con numeración arábiga.

Impresión

Desde Archivo, Imprimir (o Ctrl+P) accedes a la configuración de impresión:

• Vista previa: muestra cómo quedará el documento impreso. Permite navegar entre páginas.
• Número de copias: cuántas copias imprimir.
• Impresora: seleccionar la impresora de destino.
• Páginas a imprimir: todas, la página actual, un rango personalizado (por ejemplo, 1-5, 8, 12-15) o solo la selección.
• Impresión a una cara o a doble cara: si la impresora lo admite.
• Intercalar: al imprimir varias copias, intercalar significa imprimir cada copia completa antes de empezar la siguiente.
• Orientación: vertical (retrato) u horizontal (paisaje).
• Tamaño del papel: A4 (210 x 297 mm) es el estándar en España.
• Márgenes: los márgenes se configuran aquí o desde la ficha Disposición.
• Páginas por hoja: permite imprimir varias páginas reducidas en una sola hoja de papel.

Recursos para preparar el Tema 22

• Test gratuito de informática básica
• Guía completa: Oposiciones Auxiliar Administrativo del Estado

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