Tema 17 del Auxiliar Administrativo: Administración Electrónica, Cl@ve y Notificaciones

La administración electrónica ya no es el futuro: es el presente. Las Leyes 39/2015 y 40/2015 consagraron el principio de que la relación entre ciudadanos y Administración debe ser, con carácter general, electrónica. Este tema te exige conocer las herramientas que hacen posible esa relación digital: la sede electrónica, los sistemas de identificación (con especial atención a Cl@ve), la firma electrónica y las notificaciones electrónicas.

En el examen, el Tema 17 aporta habitualmente entre 2 y 4 preguntas. Las más frecuentes giran en torno a los tipos de Cl@ve, el plazo de 10 días naturales de las notificaciones electrónicas, los sujetos obligados a relacionarse electrónicamente y la diferencia entre sede electrónica y portal de internet. Vamos a desgranarlo todo.

Marco normativo de la administración electrónica

El impulso definitivo a la administración electrónica en España proviene de dos normas fundamentales:

• La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
• La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Ambas leyes establecen que el procedimiento administrativo debe ser electrónico por defecto. La Ley 39/2015 regula la relación hacia afuera (ciudadano-Administración), mientras que la Ley 40/2015 regula el funcionamiento interno (relaciones entre órganos y entre Administraciones). A nivel europeo, el Reglamento eIDAS (Reglamento UE 910/2014) establece el marco común para la identificación electrónica y los servicios de confianza.

Sede electrónica vs. portal de internet

Esta es una distinción que aparece con mucha frecuencia en los exámenes. Debes tener claras las diferencias.

La sede electrónica

La sede electrónica es la dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa. El artículo 38 de la Ley 40/2015 la regula con detalle.

Características esenciales de la sede electrónica:

• Titularidad: corresponde a una Administración Pública que es responsable de la integridad, veracidad y actualización de su contenido.
• Identificación: se identifica mediante un certificado de sede electrónica o un medio equivalente que garantice una comunicación segura.
• Contenido obligatorio: debe incluir la identificación del titular, los medios disponibles para la formulación de quejas y sugerencias, el acceso al registro electrónico, la información sobre protección de datos y la relación de servicios disponibles.
• Responsabilidad: el titular de la sede es responsable jurídicamente de la información publicada en ella. Las publicaciones en la sede electrónica tienen los mismos efectos que las realizadas en tablones de anuncios o boletines oficiales, según proceda.

El portal de internet

El portal de internet es un punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, pero que no tiene las garantías jurídicas de la sede electrónica. Los portales de internet sirven como punto de acceso a información general, servicios y trámites, pero no producen efectos jurídicos por sí mismos.

Tabla comparativa

Sistemas de identificación de los ciudadanos

Para relacionarse electrónicamente con la Administración, los ciudadanos necesitan identificarse. El artículo 9 de la Ley 39/2015 establece los sistemas admitidos. Vamos a repasar cada uno.

Certificado electrónico reconocido o cualificado

Es un certificado digital expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza (como la FNMT-RCM, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Permite identificar al titular de forma inequívoca y, cuando incluye funciones de firma, también permite firmar documentos electrónicamente.

El certificado electrónico cualificado cumple los requisitos del Reglamento eIDAS y tiene plenos efectos jurídicos en todos los Estados miembros de la Unión Europea. Puede almacenarse en el ordenador del usuario, en una tarjeta criptográfica o en la nube.

DNI electrónico (DNIe)

El Documento Nacional de Identidad electrónico incorpora un chip que contiene dos certificados digitales:

• Certificado de autenticación: permite acreditar la identidad del titular ante terceros y ante la Administración.
• Certificado de firma electrónica: permite firmar documentos electrónicamente con la misma validez que la firma manuscrita.

Para utilizar el DNIe es necesario disponer de un lector de tarjetas inteligentes compatible y del software correspondiente. A pesar de ser un sistema seguro y universal (todo ciudadano español mayor de edad dispone de DNIe), su uso es relativamente minoritario frente a otros sistemas más cómodos como Cl@ve.

Sistema Cl@ve

Cl@ve es el sistema de identificación, autenticación y firma electrónica común del sector público español. Ha sido diseñado para facilitar la relación electrónica de los ciudadanos con las Administraciones Públicas y se ha convertido en el mecanismo más utilizado.

Cl@ve PIN (acceso puntual)

Cl@ve PIN proporciona un código temporal de un solo uso para acceder a un servicio electrónico concreto. El proceso es el siguiente:

1. El ciudadano accede al servicio e introduce su DNI y fecha de nacimiento.
2. El sistema genera un código PIN que se envía al teléfono móvil del ciudadano por SMS.
3. El ciudadano introduce el PIN en la web y accede al servicio.

El PIN tiene una validez limitada (minutos) y un solo uso. Es el sistema más sencillo y rápido, ideal para trámites puntuales.

Cl@ve Permanente (acceso habitual)

Cl@ve Permanente funciona con un usuario y contraseña fijos que el ciudadano establece en el momento del registro. Para mayor seguridad, puede activarse un segundo factor de autenticación (código por SMS).

Es el sistema adecuado para ciudadanos que realizan trámites electrónicos con frecuencia. A diferencia de Cl@ve PIN, la contraseña no caduca automáticamente tras un uso (aunque debe renovarse periódicamente).

Registro en Cl@ve

Para darse de alta en Cl@ve, el ciudadano tiene varias opciones:

• Presencialmente: en cualquier oficina de registro habilitada, con el DNI o NIE.
• Por videollamada: a través del servicio de verificación de identidad por videoconferencia.
• Con certificado electrónico o DNIe: si ya dispone de otro medio de identificación electrónica.
• Por carta de invitación: algunos organismos (como la AEAT) envían cartas con un código de registro.

Firma electrónica

La firma electrónica es un concepto distinto de la identificación, aunque a menudo se confunden. La identificación acredita quién eres; la firma expresa tu voluntad de asumir el contenido de un documento. El Reglamento eIDAS distingue tres niveles de firma electrónica.

Firma electrónica simple

Es cualquier dato en formato electrónico asociado a otros datos electrónicos que el firmante utiliza para firmar. Por ejemplo, una firma escaneada insertada en un PDF o un nombre al pie de un correo electrónico. Tiene el nivel de seguridad más bajo.

Firma electrónica avanzada

Cumple requisitos adicionales: está vinculada al firmante de manera única, permite su identificación, está creada con datos que el firmante puede utilizar bajo su exclusivo control y está vinculada a los datos firmados de modo que cualquier modificación posterior sea detectable.

Firma electrónica cualificada (o reconocida)

Es una firma avanzada basada en un certificado cualificado de firma electrónica y creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firma. Es el nivel más alto de seguridad y el equivalente legal de la firma manuscrita. La firma mediante DNIe o certificado de la FNMT con tarjeta criptográfica constituye una firma cualificada.

El artículo 10 de la Ley 39/2015 determina que los interesados pueden firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad del documento.

Notificaciones electrónicas (artículo 43 Ley 39/2015)

Las notificaciones son el medio por el que la Administración comunica al interesado las resoluciones y actos administrativos que afectan a sus derechos e intereses. Con la Ley 39/2015, las notificaciones electrónicas se han convertido en la regla general.

Práctica de la notificación electrónica

Las notificaciones electrónicas se practican mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración actuante. El proceso es el siguiente:

1. La Administración pone a disposición del interesado la notificación en la sede electrónica o en la dirección electrónica habilitada única (DEHú).
2. Se envía un aviso al dispositivo electrónico del interesado (correo electrónico, SMS) informándole de que tiene una notificación pendiente. Este aviso no es la notificación en sí, sino un simple recordatorio.
3. El interesado accede a la sede electrónica, se identifica y accede al contenido de la notificación. Ese acceso constituye la comparecencia y produce plenos efectos jurídicos.

El plazo de 10 días naturales

Este es uno de los datos más preguntados del temario. El artículo 43.2 de la Ley 39/2015 establece que, cuando la notificación por medios electrónicos sea de carácter obligatorio o haya sido elegida por el interesado, si transcurren 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que el interesado acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada, salvo que de oficio o a instancia del interesado se compruebe la imposibilidad técnica o material del acceso.

El rechazo de la notificación produce los mismos efectos que si se hubiera practicado: el procedimiento continúa y los plazos empiezan a contar desde la fecha en que se entiende rechazada.

Aviso de notificación

La falta del aviso de puesta a disposición (el SMS o correo electrónico recordatorio) no impide que la notificación sea considerada plenamente válida. Es decir, el aviso es una cortesía del sistema, no un requisito de validez. Aunque la Administración debe intentar enviarlo, su no recepción no invalida la notificación.

Sujetos obligados a relacionarse electrónicamente (artículo 14.2 Ley 39/2015)

No todos los ciudadanos están obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración. El artículo 14.2 de la Ley 39/2015 establece una lista cerrada de sujetos obligados:

• Las personas jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones).
• Las entidades sin personalidad jurídica (comunidades de bienes, herencias yacentes).
• Los profesionales colegiados para trámites relacionados con su ejercicio profesional (abogados, arquitectos, médicos, etc.).
• Los representantes de un interesado obligado a relacionarse electrónicamente.
• Los empleados de las Administraciones Públicas para trámites y actuaciones derivados de su condición de empleado público.
• Quienes así lo establezca reglamentariamente cada Administración.

Las personas físicas que no entren en las categorías anteriores tienen derecho a elegir si se relacionan electrónicamente o por medios no electrónicos (presenciales o postales). Este derecho a elegir es otro dato frecuente en exámenes.

La Carpeta Ciudadana

La Carpeta Ciudadana es el espacio personalizado del ciudadano en la sede electrónica de la Administración General del Estado (accesible desde administracion.gob.es). Permite:

• Consultar los datos personales que obran en poder de la Administración.
• Acceder al registro de apoderamientos (representaciones).
• Ver las notificaciones pendientes y las ya practicadas.
• Conocer el estado de tramitación de los procedimientos en curso.
• Consultar los asientos registrales realizados.

La Carpeta Ciudadana es la materialización práctica del derecho del interesado a conocer en cualquier momento el estado de tramitación de sus procedimientos (artículo 53.1.a Ley 39/2015).

Consejos prácticos para el examen

El Tema 17 es denso pero muy sistemático. Si memorizas las siguientes claves, tendrás controlada la mayoría de preguntas posibles:

• Sede electrónica: responsabilidad jurídica del titular, identificada por certificado de sede. Portal: informativo, sin efectos jurídicos plenos.
• Cl@ve PIN: código temporal, un solo uso, por SMS. Cl@ve Permanente: usuario y contraseña fijos, segundo factor opcional.
• DNIe: dos certificados (autenticación y firma).
• Firma electrónica: simple (sin garantías), avanzada (vinculada al firmante), cualificada (equivalente a firma manuscrita).
• Notificación electrónica: 10 días naturales para acceder; si no, se entiende rechazada.
• El aviso de notificación no es requisito de validez.
• Obligados a relación electrónica: personas jurídicas, entidades sin personalidad, profesionales colegiados, representantes de obligados, empleados públicos.

Recursos para seguir estudiando

Este resumen forma parte de nuestra serie dedicada al temario completo de Auxiliar Administrativo del Estado. Para afianzar los conceptos de la Ley 39/2015, te recomendamos nuestros tests de la Ley 39/2015 y el esquema del procedimiento administrativo. Si quieres prepararte con simulacros y seguimiento personalizado, consulta nuestro curso de Auxiliar Administrativo.